Permasalahan utama yang dihadapi oleh pelaku UKM antara lain dari sisi manajemen usaha. Manajemen yang diartikan mencapai sasaran bersama dan melalui orang lain, oleh pengusaha kecil umumnya kurang diterapkan karena semua hal dikerjakan sendiri. Dari seluruh aspek manajemen mulai proses pemasaran, produksi, SDM sampai keuangan. Karena itulah sebaiknya untuk bisa berkembang pelaku usaha kecil harus mulai bisa mendelegasikan sebagian aspek manajemen usahanya ke pihak lain sehingga mereka bisa memikirkan ke arah pengembangan usaha.
Supaya pendelegasian berjalan baik diperlukan penyusunan sistem seperti halnya yang terdapat pada usaha dengan sistem waralaba. Kalau seorang wirausaha bisa membuat sistem seperti sistem waralaba maka usaha itu sudah mulai maju, sehingga bisa mengembangkan cabangnya dengan sistem tersebut.
Pendelegasian sebagian aspek manajemen ke orang lain itu sendiri bisa mulai dilakukan bila kondisi usahanya sudah mulai mandiri, di mana pasar sudah ada, usahanya sudah mulai rutin, dan bila wirausaha itu ingin membuka cabang ke tempat lain.
Aspek manajemen berupa manajemen produksi, pemasaran, keuangan dan SDM. Dari manajemen produksi ada hambatan pengetahuan, hambatan untuk pemasaran ekspor berupa kualitas karena membuat produk yang homogen itu tidak mudah. Maka sebaiknya produk yang diekspor pengusaha kecil itu bukan produk yang mengarah ke produk yang mengarah ke produk yang menekankan sisi homogen, tapi produk-produk seni seperti handicraft.
Biasanya produk yang homogen dikerjakan oleh pabrikan. Manajemen produksi itu terkait masalah kualitas. Jadi produk usaha kecil juga perlu ada standarisasi. Dengan adanya standarisasi membuat mutu produk akan meningkat.
Lalu aspek pemasaran, misalnya kesesuaian dengan segmen market. Produk dengan kualitas rendah bisa saja dihasilkan bila segmen marketnya tepat, seperti produk sikat gigi di hotel yang hanya kuat digunakan dalam waktu seminggu saja disesuaikan dengan turn over pengunjungnya.
Kendala lain yang dihadapi pelaku UKM adalah aspek manajemen keuangan. Manajemen keuangan perusahaan besar tidak cocok diterapkan di perusahaan kecil sehingga tidak bisa disamakan. Kalau turn over-nya harian dan penjualan dilakukan secara kas, maka sebaiknya pembelian juga secara kas. Jangan sampai membeli barang secara kredit dan dibayar secara kredit tapi setelah jatuh tempo tidak bisa dibayar karena hal itu akan menyulitkan pengusaha itu sendiri.
Jadi sebaiknya kalau mau meningkatkan penjualan dilakukan secara cash dan sebaiknya menyisihkan laba untuk melakukan pembelian lagi karena manajemen piutang itu tidak mudah, perlu mengatur waktu kapan jatuh tempo dan jumlahnya. Jadi dilakukan secara konservatif, karena usaha kecil bila menanggung risiko sedikit bisa terguncang, misalnya membeli stok dalam jumlah banyak tapi pemasaran produk kurang bagus akan berisiko.
Manajemen SDM juga perlu diperhatikan. Misalnya dari tingkat pendidikan karyawan, wirausaha harus mengembangkan diri secara terus-menerus dengan mengikuti pelatihan sebagai investasi jangka panjang. Training tidak dapat langsung dirasakan manfaatnya, tapi perlu pengembangan diri terus-menerus dan suatu saat akan dipakai.
Fungsi ikut pelatihan selain meningkatkan kemampuan diri dapat juga memperluas relasi. Di PPM misalnya ada pelatihan program menyusun rencana usaha. Pelatihan ini ditujukan bagi wirausaha yang ingin mulai mengembangkan usaha dan akan berhubungan dengan bank sehingga dapat menjadi bankable.
Di dalam pelatihan itu peserta dapat menyusun rencana usaha untuk diberikan kepada pendana, dalam bentuk proposal, setelah mereka dilatih. Biasanya pelatihan dilakukan dalam bentuk inhouse training dengan dana dari sponsor, misalnya dari perusahaan tempat wirausaha itu menjadi mitra binaan.
Pemulihan Usaha
Usaha yang tidak berkembang dari sisi manajemen harus dipulihkan karena kalau melakukan likuidasi terhadap usaha itu biayanya sangat mahal. Pemulihan tersebut dilakukan dengan mencari masalahnya apakah masalah persaingan atau internal.
Bila masalahnya terletak pada persaingan usaha dapat dicari strategi baru, misalnya inovasi untuk memenangkan persaingan. Kalau masalahnya internal, dapat dikendalikan secara internal, misalnya boros dalam keuangan. Seperti misalnya produk gerabah di Kasongan Bantul yang sebelumnya hampir mati usahanya karena produknya hanya untuk digunakan sebagai tempat air minum dari tanah liat dan kalah dari sisi persaingan dengan tempat air minum modern. Tetapi dengan mengubah fungsinya menjadi produk handicraft, kini produk Kasongan bertahan bahkan berkembang lebih maju dengan masuk ke pasar ekspor.
Dukungan dari pihak luar juga diperlukan untuk membantu memulihkan usaha yang tidak berkembang bagus. Begitu juga produk keramik sebagai souvenir di Plered, Purwakarta, Jabar. Jadi selalu ada jalan untuk memecahkan masalah. Tetapi waktunya rata-rata memang tidak cepat untuk menerapkan manajemen agar usaha itu pulih. Bisa sampai 5-10 tahun untuk bangkit.
Seperti juga batik perlu inovasi baru misalnya dengan cara mengubah segmen market dengan membuat batik tulis di atas kain sutra. Bagaimanapun juga produk itu ada life cycle-nya sehingga perlu dicari cara atau kreativitas untuk memperlama life cycle produk itu. Sedangkan manajemen yang dapat dilakukan dalam jangka pendek seperti menerapkan tertib administrasi, sehingga bila membutuhkan dana dapat dibuat business plan untuk diajukan ke bank.
Beberapa kiat bagi pelaku UKM dalam menerapkan sistem manajemen, yaitu :
- Tertib Administrasi.
Manfaat manajemen bagi pelaku UKM untuk pengembangan usahanya sehingga di awal usaha akan lebih tertib administrasinya. Sehingga semua transaksi usaha dapat dicatat untuk direview. Kondisi yang biasa terjadi umumnya antara kepentingan bisnis dan rumah tangga tercampur, sehingga di sinilah diperlukan peran manajemen.
- Kreativitas.
Pengembangan kreativitas diperlukan, karena biasanya saat bisnis itu berdiri akan ada bisnis sejenis di lokasi yang berdekatan. Saat itulah perlu ada pengembangan kreativitas. Seperti halnya pada waralaba asing yang cukup kreatif, sehingga dengan kreativitas akan membuat produk itu bernilai jual lebih tinggi.
Misalnya produk makanan jagung bakar dengan penambahan variasi rasa akan meningkatkan nilai jualnya. Penampilan produk dan tempat usaha juga harus diperhatikan. Kreativitas lain seperti misalnya produk handphone yang dilengkapi bermacam-macam fungsi seperti kamera. Usaha salon dilengkapi pijat refleksi, merupakan contoh penggabungan usaha dengan adanya kreativitas.
Dapat saja satu jenis usaha dilakukan tanpa penggabungan usaha lain tetapi harus masuk ke segmen market yang tepat, misalnya layanan pijat refleksi saja yang ditujukan kepada penumpang yang sedang menunggu kedatangan pesawat di airport.
Mengembangkan usaha secara latah juga harus dilakukan secara kreatif, tetapi tindakan latah atau meniru tidak sekadar meniru melainkan harus menyesuaikan dan selalu melihat perkembangan selanjutnya. Jadi dalam jangka pendek seseorang perlu mengikuti perubahan dengan cepat/tanggap terhadap perubahan untuk memenangkan persaingan.
- Fokus.
Pengembangan usaha yang dilakukan disesuaikan dengan usaha yang sudah ada, sehingga meskipun ada usaha lain yang bagus perkembangannya tetap harus disesuaikan dengan kondisi usaha sebelumnya. Misalnya usaha kios dapat saja dikembangkan bersamaan dengan usaha wartel.
Sumber : manajemenppm.wordpress.com
